Rapportering
Rapporter og eksport
Tre ting forlater Visena fra AML-flatene: en MF-rapport registrert for Økokrim, en porteføljerapport til styret, Finanstilsynet eller intern kontroll, og et Excel-uttrekk av listen du står i. Til slutt på siden: de to kundefeltene som avgjør hvordan et firma teller i dem.
Hva som forlater Visena, og til hvem
Alt på denne siden starter fra en flate som er beskrevet et annet sted i seksjonen, og ingenting sendes videre av seg selv. Du får en registrering eller en fil; leveringen er et steg et menneske tar.
| Uttrekk | Til hvem | Format | Starter fra |
|---|---|---|---|
| MF-rapport | Økokrim | en registrering i Origo, pluss en kvitterings-PDF | «Send MF-rapport til Økokrim» i «Vurder syklusen», eller mistenkelige forhold-raden i steg 4 i kundetiltak-veiviseren |
| Porteføljerapport | styret, Finanstilsynet eller intern kontroll | PDF, Excel eller begge | «Hent rapport» i listens «Flere valg»-meny |
| Excel-eksport | ditt eget arbeid | risikoklassifisering.xlsx | «Eksporter til Excel» i verktøylinjen, eller «Eksportér N til Excel» i bulk-linjen |
MF-rapport til Økokrim
En MF-rapport er en rapport om mistenkelige forhold etter hvitvaskingsloven § 25–26, og Origo registrerer den strukturert — ikke som en merknad i et fritekstfelt. Dialogen heter «Registrer MF-rapport», og den er ikke-modal og flyttbar, så du kan lese firmakortet mens du skriver.
Hvor dialogen åpnes fra
- Knappen «Send MF-rapport til Økokrim» i «Vurder syklusen»-arbeidsflaten — se Løpende oppfølging.
- Mistenkelige forhold-raden i steg 4 i kundetiltak-veiviseren, der knappen heter «Send MF-rapport» og raden også viser rapportene som alt er registrert på firmaet — se Kundetiltak-veiviseren De fem stegene.
Begge åpner samme dialog, og notatfeltet ved knappen («Avdekket mistenkelige forhold?») er et internt notat, ikke en rapport: bare dialogen produserer en.
Hva rapporten inneholder
Seks seksjoner, i den rekkefølgen dialogen viser dem. Seksjon C følger oppbygningen i § 25 seksjon C.
| Seksjon | Hva som fylles ut |
|---|---|
| A · Rapportør og HVA | Du registreres som rapportør. Firmaets hvitvaskingsansvarlige (HVA på skjermen) tas med som snapshot. |
| B · Kunden | Navn, org.nr og risikoklasse som snapshot, pluss impliserte parter — reelle rettighetshavere og styre — som legges ved automatisk fra firmakortet: «Andre tilknyttede personer (RRH, styre) vedlegges automatisk fra kundekortet.» Partene fryses ved innsending (dialogen kaller det § 10-snapshot). |
| C · Forholdet | Kriminalitetsområde (Hvitvasking / Terrorfinansiering / Bedrageri / Skattekriminalitet / Korrupsjon / Annen profittmotivert kriminalitet); perioden «Forholdet startet» og «Til / oppdaget», der til-datoen er forhåndsutfylt med i dag; Totalbeløp (NOK); Melders egen referanse; og tidligere rapport, valgt blant firmaets tidligere MF-rapporter i Origo og/eller skrevet i «Tidligere MFR-referanse (utenfor Origo)». En valgfri transaksjonsblokk legger til Type forhold (Enkelttransaksjon / Serie av transaksjoner / Mistanke uten utført transaksjon / Atferd / forsøk), Retning (— Ikke aktuelt / Sendt / Mottatt), dato, beløp med valuta (NOK/EUR/USD/GBP/SEK/DKK/CHF) og motpart: navn eller foretaksnavn, org.nr eller fødselsnummer (9 eller 11 siffer valideres, og bokstaver godtas som utenlandsk ID), nasjonalitet, destinasjonsland og kontonummer (IBAN). |
| D · Mistanken | Kategorier (flervalg) pluss Grunnlag og Melders vurdering — hver på minst 20 tegn. |
| E · Tiltak | Huk av hva som skjedde med kundeforholdet — stanset, videreført eller avviklet — og legg til en kommentar. |
| F · Bekreftelser | Tre obligatoriske bekreftelser: grunnlaget, taushetsplikten i § 28 og BankID-identiteten din. Alle tre må hukes av før rapporten kan registreres. |
Registrering, kvittering og levering
- Du registrerer rapporten. Det finnes bevisst ingen utkast og ingen autolagring: skriv ferdig, kontroller, registrer.
- Origo svarer med et referansenummer på formen
MFR-ÅÅÅÅMMDD-NNNNog knappen «Last ned kvittering (PDF)». Kvitterings-PDF-en gjengir hele rapporten — alle seksjoner — med påminnelse om § 28 og linjen om at en kopi lagres i 5 år (hvitvaskingsloven § 30). - Du leverer den selv. Kanalen i denne versjonen er «Manuell levering» — manuell levering via
mfr.okokrim.no. Direkteinnsending til Økokrim kommer senere. - Registreringen blir liggende lesbar. «Åpne»-lenken ved tidligere-rapport-velgeren viser en registrert rapport skrivebeskyttet: alle seksjoner, kvitteringskortet og PDF-knappen.
Å registrere er ikke å rapportere. Origo lagrer rapporten og gir deg referansenummeret og kvitterings-PDF-en. Den sender ingenting til Økokrim i denne versjonen — leveringen til mfr.okokrim.no er din å gjøre, og referansenummeret er Origos eget.
Hvem som får lese den, og hvorfor den ikke kan endres
§ 28 — to personer, ingen unntak. En registrert rapport er synlig for firmaets nåværende hvitvaskingsansvarlige og for den som registrerte den. Det finnes ikke noe administrator-unntak. Utpekes en ny HVA, mister den forrige tilgangen. Ingen andre får noen gang vite at rapporten finnes — så omtal den ikke i en kommentar, en oppgave eller en e-post andre kolleger kan lese.
§ 30 — ingenting kan endres etterpå. En registrert rapport kan aldri endres eller slettes, og det finnes ikke noe utkast å falle tilbake på. Viser en opplysning seg å være feil, står registreringen som den er; bruk Melders egen referanse og tidligere-rapport-velgeren til å knytte en senere rapport til den, i stedet for å prøve å rette den første.
Porteføljerapport — «Hent rapport»
«Hent rapport» ligger i Risikoklassifisering-listens «Flere valg»-meny og åpner dialogen «Hent porteføljerapport», med undertittelen «Konfigurér uttrekk for styret, Finanstilsynet eller intern kontroll». Bare klassifiserte kunder inngår, og perioden avgrenser metadata og historikk — den filtrerer ikke rader.
Fire maler
En mal forhåndsutfyller feltene; alt i den kan endres etterpå.
| Mal | Forhåndsutfylt med |
|---|---|
| Kvartalsrapport — styre/ledelse | kvartal · alle klasser · PDF |
| Tilsynsrapport — Finanstilsynet | år · Høy · PDF og Excel |
| Internkontroll — månedsavstemming | måned · alle klasser · kun avvikere · Excel |
| Tilpasset rapport | ingenting — du setter hvert felt selv |
Alt kan justeres: perioden (måned, kvartal, år eller egendefinerte datoer), klassene (chips lest fra publisert modell), omfanget (Alle / Foreløpig avviker / Til godkjenning / Periodisk forfalt), formatet (PDF / Excel / Begge) og filnavnet, forhåndsutfylt «Porteføljerapport Q<kvartal> <år>».
Generert i dialogen, eller i bakgrunnen
Et live estimat følger valgene dine — «Estimat: rapporten vil dekke ~N kunder». Som standard genereres rapporten der og da («Genereringen tar vanligvis under ett minutt.») og filene lastes ned med en gang; «Begge» gir to nedlastinger.
«Generer i bakgrunnen» er en avkrysning i dialogen: «Rapporten legges i bakgrunnsjobber, og kan lastes ned derfra når den er klar.» Den er forhåndsvalgt automatisk når estimatet overstiger 500 kunder («Stor rapport — anbefales for mer enn 500 kunder.»), og et bevisst valg fra deg overstyrer automatikken. I bakgrunnsmodus lukkes dialogen med en gang («Rapporten "<navn>" genereres i bakgrunnen.»), jobben følges i bakgrunnsjobber, og når den er klar («Porteføljerapporten «<navn>» er klar») lastes filen ned derfra — fra den levende jobb-boblen eller fra «Alle bakgrunnsjobber»-dialogen, med «Last ned på nytt». «Begge» blir to jobber med én fil hver.
Nedlastingslenken lever i 7 dager. En rapport du trenger etter det bør arkiveres i stedet for å bli liggende i bakgrunnsjobber — eller ganske enkelt genereres på nytt når den trengs.
Hva som ligger i filen, og hvor den arkiveres
- PDF er sammendraget: parametrene du valgte, KPI-ene og klassefordelingen.
- Excel er detaljen: et sammendragsark pluss den fulle kundelisten. Tilsynsrapporten får i tillegg et Historikk-ark, og Internkontroll et Avstemming-ark.
«Arkiver i Dokumentcenter» er på som standard. Rapporten arkiveres under mappen AML / Porteføljerapporter på byråets eget interne firma og dukker opp under Dokumenter, med toasten «Rapporten er generert og arkivert i Dokumentcenter.» Med «Begge» arkiveres hver av de to filene fra sin egen jobb.
Arkivering krever et internt firma. Toppgruppen må ha ett. Mangler det, stoppes arkiveringen med en forklaring — fjern haken for å laste ned rapporten uten å arkivere den.
Excel-eksport
To eksporter skriver samme fil: risikoklassifisering.xlsx, listens standardkolonner, autofilter på, overskriftsraden frosset. Forskjellen ligger i hvilke rader de tar med.
| Menyvalg | Rader den tar med |
|---|---|
| «Eksporter til Excel» verktøylinjens «Flere valg»-meny | Hele den filtrerte listen — alle rader som matcher gjeldende filtre, visning og kolonnefiltre, uten sidegrense. Foreløpig-kolonnen markerer avvik med «(avvik)». |
| «Eksportér N til Excel» bulk-linjens Mer-meny | Nøyaktig de radene du har huket av — også rader som er inaktive, og rader som har glidd ut av gjeldende filter siden du huket dem av. |
Filtrene, visningene og kolonnene hører til listen, og er beskrevet i Risikoklassifisering Firmakortet.
Land-eksponering og rapporteringsplikt (§ 4)
To felt som følger kunden i stedet for en rapport: ett du setter etter skjønn, ett Origo avleder. Begge vises i listen og på firmakortets «AML-risiko»-fane, og begge avgrenser hvem en rapport dekker.
- Land-eksponering er et manuelt felt per firma og avledes aldri automatisk. Det er din skjønnsvurdering av geografisk eksponering — eiere, datterselskaper, forretningsgeografi — og settes på «AML-risiko»-fanen med valgene Norge / EØS / Utenfor EØS / Sanksjonert. Ikke satt vises som «—». Verdien vises i listens «Land»-kolonne (skjult som standard, tegnet som farget merke) og filtreres i filtergruppen «Eksponering».
- «Rapporteringspliktig (§4)» er avledet. Det er flagget «Firmaet er rapporteringspliktig etter hvitvaskingsloven» fra steg 1 i kundens siste konkluderte syklus: kunden er selv omfattet av hvitvaskingsloven. Det vises som badge på «AML-risiko»-fanen og filtreres i AML-flagg-gruppen.
- Tjenester-filteret i samme gruppe leser tjenesteregisteret — tjenestevalget fra siste konkluderte syklus.
Et prospekt er aldri § 4. Flagget kommer fra en konkludert syklus, så et firma som aldri har konkludert én, bærer ingen badge uansett hva som faktisk gjelder. Det settes i steg 1 i en syklus og får virkning når syklusen konkluderer — det er ingenting å redigere på selve badgen.