Drift

Løpende oppfølging

Onboarding gir en klassifisering; å holde den sann er en annen jobb. Fire drift-triggere, ordentlig varselbehandling, en godkjenningsflyt med fire øyne og egen spørsmålsrunde — og for kunder som er registrert med høy risiko et regime med årlige plikter. Denne siden er det som fortsetter å løpe etter at kundetiltak-veiviseren er lukket.

Drift-sykluser — PER, HND, MAN og OFF

Kundetiltak produseres ikke lenger bare ved onboarding: fire drift-triggere er i produksjon. Alle fire bruker samme motor og samme regler som onboarding (ONB) — én åpen syklus per firma, fryst modellversjon, firmamal-sperre — og alle fire vurderes i samme «Vurder syklusen»-arbeidsflate. Fristen er 30 dager, konfigurerbar per instans.

• Hver opprettelse gir sin egen toast — «Periodisk gjennomgang åpnet», «Hendelses-syklus åpnet», «Manuell syklus åpnet», «Offboarding-syklus åpnet». Bare HND har ikke noe bekreftelsessteg: den opprettes direkte.
• MAN-intaket er det eneste obligatoriske skjemaet. Kategori (Medieoppslag / Kundemøte / Intern observasjon / Annet, med Medieoppslag forhåndsvalgt), Kilde og Beskrivelse er påkrevd — «Kilde og beskrivelse er obligatoriske.» — og Observert-datoen er valgfri. Dialogen sier selv hva den gjør med teksten: «Observasjonen loggføres på kunden».
• PER åpnes for hånd, med vilje. Ingen nattlig jobb åpner periodiske gjennomganger for deg. Fristen regnes ut og statussporet blir oransje og deretter rødt, men syklusen finnes først når noen åpner den.
• Starter du en drift-syklus fra porteføljelistens detaljpanel, blir du tatt til firmakortets AML-risiko-fane, som er der syklusen vurderes. Begge flatene er beskrevet i Risikoklassifisering Firmakortet.

Hvilken syklus en kunde står i, og hvorfor

Siden bare én syklus kan være åpen per firma, er «hvilken syklus» aldri tvetydig — men det er heller aldri et navn. Triggeren er begrunnelsen: PER betyr at klokka gikk ut, HND at det kom et signal, MAN at et menneske gjorde en observasjon, OFF at noen avslutter kundeforholdet.

• Den åpne syklusen står på «Aktiv syklus»-kortet på AML-risiko-fanen, med trigger-chip, åpningsdato og saksbehandler.
• De lukkede ligger i historikk-kortet, som en tabell med Trigger / Periode / Klasse / Lukket av og «Vis konklusjon» på hver konkluderte rad.
• Modellbytter er del av samme historikk. Rader med «Modellversjon oppdatert vN → vX · dato · av hvem» flettes inn kronologisk, slik at en klasse som flyttet seg fordi modellen ble endret, ikke forveksles med en klasse som flyttet seg fordi kunden gjorde det.

Varsler — dypdykket og «Lukk varsel»

Både porteføljelistens detaljpanel og firmakortets AML-risiko-fane har full varselbehandling, og varslingssenteret består ved siden av dem; eldre lukkinger uten strukturert utfall er fortsatt gyldige. Et screening-varsel betyr et PEP- eller sanksjonstreff fra Stø, den eksterne leverandøren av screening og overvåking som Visena sjekker kunder mot, og screening-varsler tilbys et annet sett utfall enn de øvrige.

«Vis detaljer» — dypdykk-vinduet

• Vinduet er ikke-modalt og flyttbart: dra i tittellinjen, endre størrelse i hjørnet, og Esc lukker det øverste.
• Én seksjon per endringstype i varselet — BRREG-roller, nøkkelinformasjon, adresse, firma-sanksjon, person-sanksjon og PEP-detaljer.
• For et åpent varsel har vinduet selv knappen «Lukk varsel», og en bekreftet lukking lukker begge vinduene.

«Lukk varsel» — de fire utfallene

Hvilke utfall som vises, og hvilket som er forhåndsvalgt, avhenger av varseltypen og av om firmaet allerede har en syklus i gang.

• Begrunnelse på minst tre tegn kreves alltid, og knappeteksten følger utfallet du velger — «Marker som falsk positiv», «Lukk og knytt til syklus», «Lukk og åpne syklus».
• Å gjenåpne et lukket varsel nullstiller både utfallet og syklus-knytningen.
• Etter en lukking lastes listen, KPI-stripen og panelet eller fanen på nytt, med toasten «Varselet er lukket.» En avvisning fra serveren — for eksempel kappløpet der firmaet nettopp har fått et aktivt kundetiltak — vises i dialogen.

«Vurder syklusen»-arbeidsflaten

«Vurder syklusen» på AML-risiko-fanen bytter fanen til en fokusert vurderingsflate — samme flate for alle drift-triggere. En onboarding-syklus henvises dit den hører hjemme («Denne syklusen er et kundetiltak (onboarding) — vurderingen gjøres i kundetiltak-veiviseren.»), og mens en syklus venter på godkjenning er flaten låst for redigering. Topplinjen bærer dessuten den fryste «AML-konfig vN»-chipen med knappen «Oppdater til vX» når en nyere modell er publisert.

Kort 1 · Grunnlag

• «Grunnlag — endringer siden forrige vurdering» viser FØR/NÅ-rader per modellkategori, skjuler de uendrede linjene og skriver ut regnestykket: «<FØR> (klassifisert) ±Δ = <NÅ> poeng → <klasse>».
• Åpne varsler er en hard sperre. En rød linje sier «N åpne varsler må lukkes før konklusjon (behandles i varselpanelet på fanen).»
• Panelet «Tilknyttede varsler» lister varslene som ble lukket inn i denne syklusen, hvert med utfalls-merke og begrunnelsen i sitat.

Kort 2 · Betingede steg

• Kortet lister kontrolltiltakene den fryste modellen har utløst, hvert med navn og grunnen til at det slo inn. Kortet er interaktivt: et åpent steg behandles med «Behandle →» — et innfelt skjema med konklusjonsvalg tilpasset stegtypen pluss begrunnelse på minst tre tegn — og deretter «Lagre & marker fullført».
• Alternativet «Mangler dokumentasjon — send portal-skjema» åpner send-KYC-dialogen og setter steget i «Venter kunde-svar» med statussporet. Steget fullfører seg selv når det signerte svaret kommer. Utsendelsen, portalen og signeringen er beskrevet i KYC-portalen.
• Åpne steg sperrer konklusjonen: «Betingede steg må fullføres før syklusen kan konkluderes.» Å konkludere et steg som venter på kundesvar kansellerer den utestående runden, slik at et steg alltid kan lukkes for hånd.
• Steg modellen ikke lenger utleder etter et modellbytte markeres, men slettes aldri.

Kort 3 · Vurder & beslutt

• En klassevelger ligger over de publiserte klassebåndene, med terskel-etiketter («0–9», «60+») og merket «Foreslått av modellen». I denne versjonen følger klassen poengene: et avvikende valg blokkeres med «Klassen følger poengsummen — bruk justeringen for å endre klasse.»
• Manuell justering ±25, med begrunnelse påkrevd når den er ulik null («… påkrevd, loggføres i revisjonssporet.») og noten «Justeringen løper ut ved neste periodiske gjennomgang.» Alt på kortet autolagres.
• 4-øyne-banneret vises når tiltaks-oppsettet krever godkjenning fra HVA (hvitvaskingsansvarlig, den utpekte ansvarlige for hvitvasking): «Betingelsene for 4-øyne konfigureres i AML-konfig → Kontrolltiltak.» HVA-velgeren forhåndsvelger firmaets utpekte ansvarlige. En egen valgfri avkrysning tar med oppdragsansvarlig: «Send til oppdragsansvarlig for gjennomgang før konklusjon».
• Knappen «Send MF-rapport til Økokrim» åpner dialogen «Registrer MF-rapport» for en rapport om mistenkelige forhold etter hvitvaskingsloven § 25 — se Rapporter og eksport.

Å konkludere syklusen

• Syklusen avsluttes med «Send til godkjenning» når godkjenning kreves, eller «Fullfør syklus» når den ikke gjør det. Begge går via en bekreftelsesdialog som viser klassene FØR → «Etter (Vurdert)» og lister hva som er i ferd med å skje: «Når du bekrefter, blir følgende gjort:».
• En drift-syklus konkluderer alltid med «Behold kundeforholdet». Risikoklassen registreres, speiles til den eldre risikoverdien og blir ny baseline for foreløpig-motoren. Ingen kundenummer og ingen prosjekter opprettes — det er onboarding-effekter.
• Serveren håndhever portene, ikke bare grensesnittet; brudd kommer tilbake som én rød liste.
• «Vis konklusjon» åpner et ikke-modalt, flyttbart konklusjon-snapshot med de fryste verdiene: klasse før → etter, poenggrupper per kategori, den manuelle justeringen med begrunnelse, godkjenningene (attestasjon og spørsmålsrunden inkludert), observasjonen for MAN og HND, og antallet tilknyttede varsler. Beslutningen står som «Kunde opprettet», «Kundeforhold videreført» eller «Kunde avvist».

Godkjenning-dypflyten

Når modellens betingelser krever det, avgjøres syklusen av noen andre enn saksbehandleren — fire øyne, i grensesnittet «4-øyne». Godkjenningsflaten er detaljpanelets godkjenningsfane; flyten den driver står under.

• Attestasjon. «Godkjenn syklus» krever at godkjenneren haker av en erklæring — «… i tråd med internkontrollen for hvitvasking. Min 4-øyne-signatur knyttes til konklusjonen.» — før «Signer og godkjenn» blir aktiv. Attestasjonen lagres på godkjenningen og vises i konklusjon-snapshotet.
• «Spør om mer info». I stedet for å avgjøre kan godkjenneren sende et spørsmål på minst fem tegn tilbake til saksbehandleren. Forespørselen går til «Venter svar», og saksbehandlerens svar sender den tilbake til «Til godkjenning». Én aktiv runde om gangen — et nytt spørsmål erstatter forrige par — og syklusen står i venter-godkjenning hele veien.
• Avvisning krever grunn på minst fem tegn og sender syklusen tilbake til saksbehandleren.
• OA før HVA. Når både oppdragsansvarlig (OA) og HVA er forespurt, må OA avgjøre først; en OA-godkjenning alene konkluderer aldri en syklus, fordi HVA-kravet består.
• Alvorligheten er synlig. HVA-banneret blir rødt når forslaget lander i modellens øverste klasse, eller hopper to eller flere klasser.

HVA-administrasjon — å utpeke en hvitvaskingsansvarlig

• Admin-siden Relasjoner (/admin/associations) har kortet «Hvitvaskingsansvarlig»: utpek en person som HVA for en brukergruppe. Én aktiv utpeking per gruppe — en ny erstatter den gamle — og «Avslutt» avslutter utpekingen bak en bekreftelse. Den avsluttes, den slettes ikke; historikken består.
• Oppslaget går oppover. Et firmas HVA finnes ved å starte i firmaets eiergruppe og gå oppover i gruppetreet til første gruppe med en aktiv utpeking (nyeste vinner om en gruppe har flere). Slik kan én HVA settes på toppnivå og overstyres per avdeling.
• Den utpekte HVA-en forhåndsvelges som godkjenner i flyten med fire øyne, både i veiviseren og i arbeidsflaten. Uten en utpeking kan enhver aktiv bruker velges: en manglende HVA blokkerer aldri godkjenningsflyten.

Avviks-varsling

• Når systemets foreløpige klasse begynner å avvike fra den registrerte, får firmaets ansvarlige en bjellevarsling: «Foreløpig risikoklasse avviker for <navn>: <registrert> → <foreløpig>».
• Bare selve overgangen varsler. Et avvik som består er stille ved senere reberegninger; kommer firmaet i samsvar igjen og avviker på nytt, varsles det på nytt. Prospekter, som ikke har noen registrert klasse, varsles det aldri om, og firmaer uten ansvarlig hoppes stille over.
• Varselet dyttes live til bjella, uten sideoppfriskning — det samme gjelder «KYC-svar mottatt»-varselet.

Forsterket løpende overvåking — regimet i drift

Forsterket løpende overvåking slås på automatisk av registrert høy risiko, og «høy» betyr at den registrerte klassen er speilet som «Høy risiko» i modellversjonen klassifiseringen ble frosset mot — ikke at klassen tilfeldigvis heter «Høy». Den slås av når en syklus konkluderer med en klasse som ikke er speilet slik. Kortet «Forsterket løpende overvåking» nederst på AML-risiko-fanen er en ekte arbeidsflate: aktiveringsinformasjon, de halverte tersklene og tre seksjoner.

Seksjon 1 · Årlig kilde-til-midler-dokumentasjon

• «Registrer dokumentasjon» har to moduser. «Last opp ny fil» tar en fil og en dokumenttype — «Konsernregnskap 2025», for eksempel — og arkiverer filen som firmadokument. «Velg eksisterende dokument» åpner en velger over firmaets arkivdokumenter, nyest først og søkbar på navn («Viser X av N — avgrens søket» ved mange treff); dokumentet du velger registreres som dokumentasjon uten ny fil og uten kopi. Begge veier loggfører hendelsen.
• Seksjonen viser dokumentlisten, «Sist mottatt», «Neste forfall» (siste mottak pluss ett år, eller aktiveringsdatoen når ingenting er mottatt) og en statuschip Ok / Snart forfalt (≤ 30 dager) / Forfalt.
• Forfallet er kun visning. Ingenting kjører om natten for å purre det.

Seksjon 2 · Årlig HVA-bekreftelse

• «Bekreft kontrolltiltak (HVA)» registrerer erklæringen «Du bekrefter som hvitvaskingsansvarlig at de forsterkede kontrolltiltakene fortsatt er forholdsmessige for kunden.» Begrunnelse på minst tre tegn kreves.
• Bare firmaets nåværende HVA kan bekrefte, og det håndheves på serveren, ikke bare i grensesnittet.
• Etterpå står det «Sist bekreftet <dato> av <navn> (Hvitvaskingsansvarlig)» i seksjonen, med de samme forfallschipsene som i seksjon 1.

Seksjon 3 · Eskaleringslogg

• Rader skrives automatisk hver gang en signal-drevet reberegning — et varsel åpnet eller lukket, et KYC-svar mottatt, den nattlige sweepen — flytter de foreløpige poengene eller den foreløpige klassen til en kunde som er registrert med høy risiko. Hver rad bærer dato, beskrivelse, et ±poeng-merke (rødt når klassen endres, oransje ellers), «Varslet <HVA> <dato>» og lest-status «Lest <dato>» / «Ulest» fra HVA-ens bjellevarsel.
• Er ingen utpekt, loggføres hendelsen likevel, merket «Ikke varslet — ingen hvitvaskingsansvarlig».
• Bevisste handlinger eskalerer aldri. En ny baseline — en ny klassifisering — og en modellpublisering er ikke signaler, og skriver ingen rader.

«Be kunden om dokumentasjon»

• Knappen åpner send-KYC-dialogen i kilde-til-midler-modus: midler-spørsmålene er forhåndsvalgt, og et obligatorisk opplastingsfelt legges automatisk til i skjemaet («Et obligatorisk opplastingsfelt legges automatisk til i skjemaet.»).
• Forespørselen har egen e-posttekst — emnet «Visena — forespørsel om kilde-til-midler-dokumentasjon (<firma>)» og en innledning som forklarer at dokumentasjonen etterspørres som ledd i forsterket overvåking av kundeforholdet. Purringene har tilsvarende tekst, og i utsendelses-listen er runden merket «Kilde-til-midler-forespørsel».
• Forespørselen hører til firmaet, ikke til en syklus. Den overlever at syklusen lukkes, og bare én kan være utestående om gangen — chipen «Forespurt — venter svar» bærer sendt-dato og mottaker.
• Når kunden sender inn og signerer, registreres hver opplastet fil automatisk som kilde-til-midler-dokumentasjon i seksjon 1.

Det som er dokumentert andre steder

• Porteføljelisten, filtrene og visningene, radens detaljpanel og firmakortets AML-risiko-fane — Risikoklassifisering Firmakortet.
• KYC-utsendelse, kundeportalen, statussporet for utsendelser, SMS-varsling og BankID-signering — KYC-portalen.
• Porteføljerapporten, Excel-eksporten og MF-rapporten til Økokrim — Rapporter og eksport.
• Klasser, «Speiles som», gjennomgangsintervaller og betingelsene bak fire øyne — Risikomodellen.
• Selve onboarding-syklusen, steg for steg — Kundetiltak-veiviseren De fem stegene.