Daglig arbeid

KYC-portalen

En utsendt KYC-runde forlater Visena som en ekte e-post med en personlig lenke inn i Visena Portal. Denne siden følger den derfra: hva kunden får, hva portalen spør om, hvordan sporet Sendt → Åpnet → Påbegynt → Fullført beveger seg, og hva som skjer i det svarene signeres med BankID.

En utsendelse er en ekte e-post

KYC-runder går ekte ut. Utsendelsen rir på den samme per-instans-bryteren som åpner AML-flatene — det finnes ingen egen brems for e-posten, så i det øyeblikket AML slås på for en instans, er utsendelsen armert.

Alle avsendere av KYC-runder bruker samme maskineri: steg 3 i kundetiltak-veiviseren, oppfølgingsrunder, «send portal-skjema» på et betinget steg, bulk-handlingen «Send KYC-skjema» og regimets forespørsel om kilde-til-midler-dokumentasjon. Å klargjøre og utløse den første runden hører til veiviseren og er beskrevet i Kundetiltak-veiviseren De fem stegene; alt fra e-posten og utover står på denne siden.

Statussporet

Én runde har ett spor, og sporet er den raskeste måten å se hvor kunden står. De fire tilstandene er de samme fire ordene i portalen, i veiviseren og på et betinget steg.

• Sendt — e-posten er sendt.
• Åpnet — kunden logget inn på lenken første gang.
• Påbegynt — første svar er lagret.
• Fullført — svarene er signert med BankID.

Mellom Påbegynt og Fullført er runden Besvart: kunden har sendt inn, og portalen viser «Til signering» så lenge signaturen mangler.

Saksbehandleren ser de samme fire tilstandene som kjede-chips: i veiviserens steg 3-panel og i panelet «Venter kunde-svar» på et betinget steg.

E-posten og lenken

• Mottakeren får en e-post med emnet «Visena — bekreftelse av kundeforhold (<firma>) (ID: …)», saksbehandlerens melding, hvem som er avsender, og en personlig kortlenke på redirect.visena.com. E-posten opplyser at «skjemaet er åpent i 14 dager» og oppgir utløpsdatoen.
• Kortlenken åpner skjemaet som en oppgave. Den lages per utsendelse, og å følge den løser opp i mottakerens vanlige oppgaveadresse i portalen — …/{instance}/{locale}/task/{maskedDispatchId} — så KYC-skjemaet havner i samme oppgaveliste, på samme slags adresse, som et signeringsoppdrag eller en kundekontroll. Det finnes ingen egen KYC-side, og kortlenken er den eneste adressen som går ut.
• Purringer går automatisk dag 7 og dag 13 — men bare så lenge runden fortsatt venter. En besvart eller kansellert runde purres aldri.
• 14-dagersfristen håndheves på serveren. Fra dag 14 stenges lenken for besvaring; serveren avviser svarene. Svar som alt er innsendt og signert, forblir lesbare for kunden også etter fristen. En kansellert runde viser «Avbrutt av saksbehandler».

SMS-varsling

Avkrysningen, og nummeret

• SMS krysses av eksplisitt. Både veiviserens steg 3 og send-KYC-dialogen har avkrysningen «Send SMS-varsel til mottakeren», som er av som standard. Feltet Mobilnummer vises først når den er på, med plassholderen «+47 999 99 999». Avkrysningen er samtykket — et lagret nummer er det ikke.
• Nummeret forhåndsutfylles fra grunndata når det finnes (rettighetshaverens registrerte mobil, ellers den koblede personens) og kan alltid redigeres. En oppfølgingsrunde arver både nummeret og avkrysningen fra den første runden.
• Å slå av avkrysningen sletter ikke nummeret. Valget lagres for seg på runden, og nummeret sendes til serveren uansett avkrysningens tilstand, så et registrert mobilnummer overlever at avkrysningen slås av og på igjen. Et tomt felt lagres fortsatt som «ingen». Send-KYC-dialogens oppsummering viser «SMS-varsel: <nummer>» bare når avkrysningen er på.
• Det er ingen formatkontroll utover trimming: norske numre kan skrives med eller uten +47 (systemet normaliserer ved sending), og utenlandske numre går gjennom uendret.

Hva som faktisk går ut

Med avkrysningen på og et nummer satt går det ut SMS med avsender «Visena» både ved utsendelsen og ved hver purring (dag 7 og dag 13). Meldingen navngir avsenderbyrået og firmaet, oppgir svarfristen og inneholder den samme lenken direkte. Mangler enten avkrysningen eller nummeret, skjer ingenting ekstra — e-posten går som før.

Hver SMS faktureres per 160-byte-segment, så én runde med begge purringene er inntil tre meldinger. En feilet SMS stopper aldri e-posten: den logges, og e-postutsendelsen går som normalt.

Bulk-utsendelsen har sin egen avkrysning

• «Send KYC-skjema» fra bulk-linjen åpner sin egen bekreftelsesdialog med samme avkrysning, av som standard. Avslått står det «Av — det sendes bare e-post.», påslått «SMS sendes til daglig leders mobilnummer der det er registrert.»
• Valget gjelder hele bunken. Det finnes ikke noe mobilnummer-felt i bulk-linjen, så nummeret slås opp ved sending fra den automatisk oppslåtte daglige lederens koblede person. Mangler mobilnummeret, hoppes firmaet aldri over — e-posten går ut som før, og valget lagres likevel på runden.

Portalflaten — kundens side

Innlogging, og de fem panelene

• Kunden logger inn med engangskode (OTP). KYC-oppgaven ligger i portalens oppgaveliste med statusmerke og frist. BankID brukes ved signeringen, ikke ved innloggingen.
• Fem paneler: Intro (firmaet, saksbehandlerens melding, «utløper <dato>»), Skjema, Reelle rettighetshavere, PEP-egenerklæring og Innsending.
• Runden bærer et språk. Portalen — inkludert portalens egen ramme — vises på rundens språk, og den signerte PDF-en genereres på samme språk; tekster uten oversettelse vises på skjemaets primærspråk. Språket velges før runden sendes, i veiviserens send-kort.

Nummereringen følger skjemaet

Er «Nummererte spørsmål» på for skjemaversjonen, nummereres spørsmålene «1., 2., …» slik forhåndsvisningen i skjemabyggeren viser dem: bare synlige spørsmål teller, betingede spørsmål nummereres inline (ingen «1.1», ingen «↳»), og rekkefølgen komprimeres live når et betinget spørsmål dukker opp eller forsvinner. Er innstillingen av, vises ingen numre. Runder sendt før innstillingen fantes, nummereres, fordi den lagrede standardverdien er «på».

Spørsmålstypene

Portalen støtter alle typene skjemabyggeren tilbyr: Ja/Nei (med egne knappetekster), Fritekst (kort eller lang), Tall med enhet, Dato, Flervalg (ett eller flere svar), Fil-opplasting (pluss vedlegg på andre spørsmål der skjemaet tillater eller krever det), Aktørliste (repeterende rader med tilleggsfelt per aktør) og Liste-valg (land eller NACE — en søkbar flervalgsliste der etikettene slås opp på serveren mot den fryste modellens landtabell og NACE-registeret).

Betingede spørsmål dukker opp når svarene utløser dem, saksbehandlerens kontekstnotater vises over spørsmålet de hører til, og minste og største antall rader håndheves både i portalen og på serveren.

Forhåndsutfylte aktørlister

Aktørliste-spørsmål forhåndsutfylles fra firmaets grunndata etter kildene skjemaet har valgt:

• Aksjonærer — personer og foretak, de siste med organisasjonsnummer.
• Roller — daglig leder, styret, revisor, regnskapsfører og resten. Rollen eller rollene vises som merke på raden, og flere roller på samme person samles i én rad.
• Reelle rettighetshavere — merket «Reell rettighetshaver».

Samme person fra flere kilder blir én rad. Alt er redigerbart: kunden kan bekrefte, redigere, fjerne og legge til rader, og systemet husker hvor hver rad kom fra — proveniensen — også etter at kunden har lagret.

«Ingen å oppgi»

Når en aktørliste er tom, kan kunden i stedet krysse av «Ingen å oppgi». Det er en aktiv erklæring, og den teller som svar ved innsending — også for obligatoriske lister. Avkrysningen og «Legg til»-knappen utelukker hverandre: å legge til en rad fjerner haken. Saksbehandleren ser «Ingen å oppgi — bekreftet av kunden.» i vurderingen, tydelig adskilt fra en liste som aldri ble besvart, og den signerte svar-PDF-en gjengir «Svar: Ingen å oppgi».

Rettighetshavere og PEP-erklæringen

• Bekreftelsen skjer per rad. Forhåndsutfylte rettighetshavere bekreftes eller redigeres én rad om gangen, og nye kan legges til. Avkrysningen «Jeg bekrefter at listen over reelle rettighetshavere er korrekt og fullstendig» kreves før innsending.
• PEP-egenerklæringen dekker personen selv, familie og nære kolleger — ja, nei eller vet ikke, med notat når svaret er ja — og besvares både for innsenderen og for hver rettighetshaver.

Lagring og innsending

Lagring er eksplisitt: det finnes en «Lagre»-knapp, og ingen autolagring. «Send inn og signer» validerer alle påkrevde spørsmål og vedlegg først, så et manglende svar fanges opp før signaturen etterspørres.

BankID-signering, og det som følger automatisk

• Ved innsending genereres en PDF av svarene («Genererer PDF …»), kunden signerer den med BankID direkte i portalen, og deretter vises en kvittering med nedlasting av den signerte PDF-en.
• PDF-en er spørsmål for spørsmål det kunden så. Den respekterer «Nummererte spørsmål» — er innstillingen av, har dokumentet ingen numre — og den utelater spørsmål som en betingelse hadde skjult, også når et gammelt svar ligger igjen på dem. Nummeret ved siden av et spørsmål i det signerte dokumentet er nummeret kunden svarte under.

Når signaturen er på plass, skjer resten av seg selv:

1. Den signerte svar-PDF-en arkiveres på firmaet.
2. Svarene ligger klare til vurdering i veiviserens steg 4 og i arbeidsflaten «Vurder syklusen».
3. Foreløpig-motoren reberegner firmaet med årsaken «KYC-svar mottatt».
4. Firmaets ansvarlige får bjellevarsel — «KYC-svar mottatt og signert for <firma>» — dyttet live, uten sideoppfriskning.
5. Betingede steg som ventet på runden, fullføres selv som «Fullført automatisk — signert KYC-svar mottatt».
6. Gjenstående purringer kanselleres.

Betingede steg og send-KYC-dialogen

Kortet «Betingede steg»

Kortet «Betingede steg» vises både i drift-arbeidsflaten og i steg 4 i onboardingen, og lister stegene den fryste modellens kontrolltiltak har utløst, hvert med navn og grunn.

• «Behandle →» åpner et innfelt skjema med konklusjonsvalg tilpasset stegtypen, pluss en påkrevd begrunnelse på minst tre tegn, og avsluttes med «Lagre & marker fullført».
• «Mangler dokumentasjon — send portal-skjema» åpner i stedet send-KYC-dialogen og setter steget i «Venter kunde-svar», med statussporet. Et fullført steg viser en grønn «Fullført»-pille.
• Steg som modellen ikke lenger utleder — etter et modellbytte — markeres, men slettes aldri. Historikken består.

Send-KYC-dialogen

Dialogen er ikke-modal og flyttbar, så saken er lesbar bak den, og den har fire steg:

1. 1 Spørsmålssett — en publisert skjemaversjon; standarden er syklusens fryste versjon.
2. 2 Mottaker — screening-personene som har e-postadresse, eller en manuell mottaker.
3. 3 Seksjoner — huk av spørsmålene som skal sendes. Forhåndsvalget følger stegets årsak: PEP eller RCA velger formål, midler og rettighetshavere; Forhøyet eller Høy velger formål, geografi, omsetning og midler.
4. 4 Forhåndsvis & send — en redigerbar melding, og merknaden «Lenken genereres ved sending».

Konklusjonsporten

Når de signerte svarene er inne, flytter vurderingen seg til porteføljelisten og firmaets AML-risiko-fane — se Risikoklassifisering Firmakortet. For veivisersteget som klargjør og sender runden, se Kundetiltak-veiviseren De fem stegene.